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Cas d’usage

Traitement des factures

Capturez les factures transporteurs et fournisseurs, rapprochez les lignes des dossiers d’expédition et des coûts attendus, puis préparez ou comptabilisez les factures admissibles. Les écarts sont transmis pour revue.

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Le défi opérationnel

Traitement des factures

Facture, tarif et dossier opérationnel peuvent se trouver dans différents systèmes. Vérifier chaque ligne prend du temps, mais ignorer références, doublons ou surcharges risque de transférer les erreurs au traitement financier.

Le fonctionnement

  1. 01

    Capturer la facture

    Extraire fournisseur, numéro, devise, informations fiscales pertinentes et lignes de frais depuis les formats inclus dans le périmètre.

  2. 02

    Associer et rapprocher

    Rattacher la facture à l’expédition et comparer les montants aux coûts et justificatifs disponibles. Repérer doublons potentiels et écarts.

  3. 03

    Préparer la comptabilisation

    Structurer les champs pour le TMS, l’ERP ou le système financier. Préparer ou enregistrer les factures qui respectent les règles convenues.

  4. 04

    Transmettre les écarts

    Envoyer les frais inattendus, références incertaines et données manquantes au responsable avec les justificatifs et le résultat du rapprochement.

Exemple illustratif

Une facture comporte une surcharge inattendue.

L’AI Operator rattache la facture à l’expédition et détecte un écart par rapport au coût attendu. Il rassemble le contexte pour examen. La facture n’est pas approuvée simplement parce que ses données ont pu être extraites.

Le contrôle humain

Définissez tolérances, contrôles et droits de comptabilisation. Traiter une facture n’autorise ni son paiement ni la modification des coordonnées bancaires du fournisseur. Les décisions financières sensibles conservent leurs contrôles distincts.

Sécurité

Mesurer les résultats

Comparez le délai entre réception et transfert financier convenu, les factures admissibles sans intervention, les écarts, les corrections et le retraitement. Distinguez comptabilisation automatique et approbation humaine.

Déploiement en entreprise

Questions fréquentes

Traiter signifie-t-il payer ?

Non. Capturer, vérifier et comptabiliser sont des étapes distinctes de l’autorisation et de l’exécution du paiement.

Que se passe-t-il si un montant ne correspond pas ?

Le dossier est transmis avec la facture, l’expédition et l’écart détecté. Le responsable décide de la correction ou de l’approbation selon sa politique.

Commencez par un processus

Identifiez le premier processus à automatiser.

Examinons les tâches répétitives, les exceptions et les points de contrôle pour définir un premier déploiement aux résultats mesurables.

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