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Anwendungsfälle

Buchungsautomatisierung

Verwandeln Sie Buchungs-E-Mails und Formulare in geprüfte Sendungsdatensätze. AI Operators erfassen Informationen, folgen Ihren SOPs und erstellen oder aktualisieren Daten im TMS. Ausnahmen gehen mit Kontext an Ihr Team.

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Die operative Herausforderung

Buchungsautomatisierung

Buchungsangaben verteilen sich auf Nachrichten, Anhänge und vorhandene Datensätze. Manuelle Übertragung kostet Zeit. Eine unvollständige Anfrage darf dennoch nicht wie eine ausführungsbereite Buchung behandelt werden.

So funktioniert es

  1. 01

    Buchungsanfrage lesen

    Kunde, Referenzen und Sendungsinformationen in den Kanälen und Formaten des vereinbarten Umfangs identifizieren.

  2. 02

    Daten erfassen und prüfen

    Pflichtfelder strukturieren und mit dem Sendungskontext sowie den Betriebsregeln abgleichen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben erkennen.

  3. 03

    Datensatz anlegen

    Geprüfte Angaben in die vereinbarten TMS-Felder übertragen und die im Workflow enthaltenen Buchungsschritte ausführen.

  4. 04

    Bestätigen oder übergeben

    Das Ergebnis prüfen, die entsprechende Kommunikation vorbereiten und bei Bedarf eine Freigabe oder menschliche Bearbeitung anfordern.

Beispielhafter Ablauf

Eine erforderliche Sendungsangabe fehlt.

Der AI Operator erkennt das fehlende Feld und sammelt den verfügbaren Kontext. Nach SOP fordert er eine Klärung an oder übergibt den Fall, ohne den Wert zu erfinden. Nach Prüfung der Angaben setzt er den Ablauf fort und kontrolliert den entstandenen Datensatz.

Menschliche Kontrolle

Definieren Sie geeignete Anfragen, Pflichtfelder, Prüfungen und Freigabepunkte. Doppelte Buchungen, widersprüchliche Daten und Aktionen außerhalb des Umfangs brauchen einen eindeutigen Ausnahmeweg.

Sicherheit

Ergebnisse messen

Messen Sie die vollständige Erledigung des vereinbarten Workflows, nicht nur die Datenextraktion. Vergleichen Sie Bearbeitungszeit, geeignete Anfragen ohne manuelle Eingriffe, Korrekturen und Eskalationsgründe.

Unternehmenseinführung

Häufige Fragen

Gibt es ein Kundenbeispiel?

Dimerco erreicht über 99 % Bearbeitung ohne manuelle Eingriffe bei geeigneten Anfragen innerhalb eines eingeführten Buchungsworkflows. Das Ergebnis gilt nicht für sämtliche Buchungsprozesse von Dimerco.

Muss jede Buchung freigegeben werden?

Nicht zwingend. Ihr Team legt fest, welche Routinearbeit selbstständig weiterlaufen darf und welche Entscheidung eine Prüfung benötigt. Maßgeblich sind SOP und Risiko der Aktion.

Mit einem Workflow starten

Finden Sie den ersten Workflow, der sich zu automatisieren lohnt.

Gemeinsam betrachten wir wiederkehrende Arbeit, Ausnahmen und Kontrollpunkte und definieren einen ersten Einsatz mit messbarem Ergebnis.

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