Anwendungsfälle
Rechnungsverarbeitung
Erfassen Sie Frachtführer- und Lieferantenrechnungen, gleichen Sie Positionen mit Sendungen und erwarteten Kosten ab und bereiten Sie geeignete Rechnungen zur Buchung vor oder buchen Sie diese. Abweichungen gehen zur Prüfung an Ihr Team.
Demo anfragenDie operative Herausforderung
Rechnungsverarbeitung
Rechnung, Tarif und Sendungsdatensatz liegen häufig in verschiedenen Systemen. Jede Position manuell abzugleichen kostet Zeit. Ohne Referenz-, Dubletten- und Zuschlagsprüfung können Fehler jedoch bis in die Finanzbearbeitung gelangen.
So funktioniert es
- 01
Rechnung erfassen
Lieferant, Rechnungsnummer, Währung, relevante Steuerangaben und Positionen aus den vereinbarten Formaten extrahieren.
- 02
Zuordnen und abgleichen
Die Rechnung der Sendung zuordnen und Beträge mit verfügbaren Kosten und Belegen vergleichen. Mögliche Dubletten und Abweichungen kennzeichnen.
- 03
Buchung vorbereiten
Die benötigten Felder für TMS, ERP oder Finanzsystem strukturieren. Rechnungen nach den vereinbarten Eignungs- und Freigaberegeln vorbereiten oder buchen.
- 04
Abweichungen übergeben
Unerwartete Zuschläge, unklare Referenzen und fehlende Angaben zusammen mit Belegen und Vergleichsergebnis an die zuständige Person weitergeben.
Beispielhafter Ablauf
Die Rechnung enthält einen unerwarteten Zuschlag.
Der AI Operator ordnet die Rechnung zu und erkennt eine Abweichung gegenüber den erwarteten Kosten. Er stellt den Kontext zur Prüfung zusammen. Dass sich die Daten extrahieren lassen, bedeutet nicht, dass der Zuschlag genehmigt ist.
Menschliche Kontrolle
Definieren Sie Toleranzen, Prüfungen und Buchungsrechte. Rechnungsverarbeitung berechtigt weder zur Zahlung noch zur Änderung von Bankdaten eines Lieferanten. Sensible Finanzentscheidungen behalten ihre eigenen Kontrollen.
SicherheitErgebnisse messen
Vergleichen Sie die Zeit vom Eingang bis zur vereinbarten Finanzübergabe, geeignete Rechnungen ohne Eingriff, Abweichungen, Korrekturen und Nacharbeit. Unterscheiden Sie automatische Buchung von menschlicher Freigabe.
UnternehmenseinführungHäufige Fragen
Bedeutet Verarbeitung auch Zahlung?
Nein. Erfassen, prüfen und buchen sind von Zahlungsfreigabe und Zahlungsausführung getrennte Schritte.
Was passiert bei einem falschen Betrag?
Der Fall wird mit Rechnung, Sendungsbezug und festgestellter Differenz weitergegeben. Die verantwortliche Person entscheidet nach der Finanzrichtlinie über Korrektur oder Freigabe.
Mit einem Workflow starten
Finden Sie den ersten Workflow, der sich zu automatisieren lohnt.
Gemeinsam betrachten wir wiederkehrende Arbeit, Ausnahmen und Kontrollpunkte und definieren einen ersten Einsatz mit messbarem Ergebnis.