Casos de uso
Procesamiento de facturas
Capture facturas de transportistas y proveedores, contraste los cargos con los registros del envío y los costes previstos, y prepare o contabilice las facturas elegibles. Las discrepancias se envían al equipo para revisión.
Solicitar una demoEl reto operativo
Procesamiento de facturas
La factura, las tarifas y el registro operativo pueden estar en sistemas distintos. Revisar cargos línea por línea consume tiempo, pero contabilizar sin comprobar referencias, duplicados o recargos puede trasladar errores al proceso financiero.
Cómo funciona
- 01
Capturar la factura
Extraer proveedor, número de factura, moneda, impuestos cuando corresponda y líneas de cargo de los formatos incluidos en el alcance.
- 02
Relacionar y contrastar
Asociar la factura con el envío y comparar importes con los costes y documentos disponibles. Detectar posibles duplicados y diferencias.
- 03
Preparar la contabilización
Organizar los campos para el TMS, ERP o sistema financiero y preparar o registrar las facturas que cumplan las condiciones acordadas.
- 04
Derivar discrepancias
Enviar cargos inesperados, referencias inciertas o datos ausentes a la persona responsable junto con los justificantes y el resultado de la comparación.
Ejemplo ilustrativo
Aparece un recargo no previsto.
El AI Operator relaciona la factura con el envío y detecta que el cargo no coincide con el coste esperado. Reúne el contexto y solicita revisión. La factura no se considera aprobada solo porque los datos hayan podido extraerse.
Control humano
Defina tolerancias, comprobaciones y autorizaciones de contabilización. El procesamiento de una factura no autoriza su pago ni cambios en los datos bancarios del proveedor. Las decisiones financieras sensibles conservan sus controles específicos.
SeguridadCómo medir los resultados
Compare tiempo desde recepción hasta el traspaso financiero acordado, facturas elegibles sin intervención, discrepancias, correcciones y reprocesos. Separe la contabilización automática de la aprobación humana.
Implementación empresarialPreguntas frecuentes
¿Procesar significa pagar?
No. La captura, la validación y la contabilización son pasos distintos de la autorización y ejecución del pago.
¿Qué pasa si el cargo no coincide?
El caso se deriva con la factura, el envío y la diferencia detectada. El responsable decide la corrección o aprobación conforme a su política.
Empiece con un flujo de trabajo
Encuentre el primer flujo que merece automatizar.
Analicemos el trabajo repetitivo, las excepciones y los puntos de control para definir un primer despliegue con resultados medibles.